Power Automate Desktopフローのコピー

みなさん、こんにちは。Power Automate Desktopで作成したプログラムは、pythonなどのプログラムと違って、コードが書かれたファイルを移動、コピーなどで流用することができません。でも、ほかの人の作ったプログラムを一部利用したりしたいですよね。そういったときに、今日ご紹介する方法でフローを簡単にコピーすることができます。

 

フローを作成する

まずは簡単なフローを作成してみます。PCのデスクトップに置いたtest.xlsxというエクセルファイルをオープンして、10秒後に閉じる。という簡単なフローです。

 

 

アクションをコピーする

3行のアクションのうち、どれか1つを選択します。ここでは1行目のアクションを選択します。この状態で、「ctrl+A」で全部を選択します。

 

 

この状態で「ctrl+C」を押すと選択されたアクションがコピーされます。この

 

ワードパッドに張り付けてる

この状態でワードパッドなどのテキストエディタを立ち上げて新規文書を作成してください。そして「ctrl+V」を押すとフローがRobinという言語でペーストされました。

 

 

Power Automate DesktopはこのRobin言語で生成されています。作成した文書を保存してください。このテキスト文書は、作成したフローのバックアップファイルとしても役立ちます。

 

コピーしたコードでフローを再現する

保存したテキスト文書を開いて、「ctrl+A」で全文をコピーします。

 

新しくフローを開きます。

 

 

「ctrl+V」でコードをペーストします。

 

フロー画面上では、Robin言語ではなくアクションで表示されるようになっています。

 

 

まとめ

本日は、Power Automate Desktopのフローのコピー方法についてレクチャーいたしました。お疲れさまでした。

 

 

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免責事項

このブログで作成したプログラムは著作権フリー利用可能です。ただし、このプログラムを流用、改変して実施することによって生じた問題について責任は一切負いません。上記プログラムのコピーは免責事項について承知いただいたうえで実施するものといたします。

Power Automate DesktopでPDFを読み込んでエクセルに転記する

みなさんこんにちは。当社ではPower Automate Desktop(以降PADと呼びます) ユーザー様に、ブログ、オンラインレッスンを通して「実務で絶対必要な」フローをご紹介しています。今回は、ほとんどの企業で実際に行っている作業をご紹介します。

PDFで表データを受け取って、エクセルに転記する

という作業です。これ本当に多いです。当社のお客様から頂くご相談のトップ3に入ります。データの提供元もおそらくエクセルで作っているので、エクセルでください、とお願いしても諸事情があってなかなかできず、毎月届く請求書などのデータをPDFからエクセルに転記している、という業務がルーチン化しているというお声をいただきます。さらにこれが月次処理で月末までに入力しなければならない、となると当然そのプレッシャーから、転記ミスが生じ、後工程に渡した後、ミスが発覚して火の手が大きくなる、という問題にもなっているようです。

そこで、今回は

「PDFデータ(但し、FAXデータを除いて)をエクセルに転記する」という、PADプログラムをご紹介いたします。

 

業務のフロー

メールなどで受け取ったPDFデータ

表データを読み込んでPADのデータテーブルに格納する

エクセルを開いて、データテーブルをエクセルシートにコピーする

エクセルの名前を付けて保存する

 

プログラムの作成

準備

デスクトップにデータを読み取りたいPDFを置いてください。

次、PADを立ち上げPDF2EXなどの名前でフローを作成し、フロー画面を立ち上げてください。

プログラムの作成

PAD画面の左側の「アクション」にあるPDFをクリックしてください。すると下に実施できるPDFの操作が表示されます。

「PDFからテーブルを抽出する」をドラッグして画面中央にドロップしてください。

PDFファイルのドキュメントのアイコンをクリックして入力したいPDFを選択してください。本レッスンでは過去レッスンで使ったエクセルをPDFにしました。保存をクリック。これを実行すると。ExtractedPDFTablesという変数が作成されます。

次にエクセルを起動します。PAD画面の左側のアクションにあるExcelをクリックしてください。すると下に実施できるエクセルの操作が表示されるので、

「エクセルの起動」をドラッグして、画面中央のプログラムの1行目のしたにドロップしてください。

 

次にデータテーブルをエクセルに書き込みます。エクセルの欄から、「Excelワークシートに書き込む」をドラッグして、中央のプログラムの2行目の下にドロップします。

ココがポイント!

この画面で書き込む値は

%ExtractedPDFTables[0].Datatables%

です。ここが違うとテーブルを正しく読み込めません。

ここで挫折する方も大変多く、今日のレッスンの山です。

書き込みモードは現在のアクティブなセル上として、保存をクリック。

 

最後に「エクセルを閉じる」をドラッグして、中央のプログラムの2行目の下にドロップします。

エクセルを閉じる前は「名前を付けてドキュメントを保存。

ドキュメントパスはデスクトップに任意の名前を付けてください。

 

これでプログラムは完成です。

 

プログラムの実行

 

プログラムを実行します。入力PDFはこちら

出力されたエクセルはこちら。

まとめ

本日は、メールなどで受信したPDFを一発でエクセルに転記するフローをご紹介しました。これを上手に活用すると、こういった業務をこなしている方のかなりの作業時間を短縮できると思います。是非ご活用ください。

 

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「のとのかけはし」プロジェクトのご紹介

みなさんこんにちは。社長のALEXです。

 

今年の元旦に発生した能登地震。被害の大きさもさることながら、日本に誇る輪島塗と呼ばれる漆芸関係者にも大きな影響を与えています。

そんななか、関係者の窮状を見て、山形市の東北芸術工科大学の松本講師が、学生たちと共同で「のとのかけはし」というプロジェクトを立ち上げたそうです。

 

漆塗りの「のとのかけはし」で漆芸従事者を支援 芸工大の学生と講師

芸工大の学生さんたちと松本講師が能登ヒバという木材を作って、漆塗りの箸を200膳作成し、これをインターネットオークションで出品する、というもの。

当社も関係者からこのことを知り、早速オークションにベットした。まだ数に余裕があるそうなので、ご興味ある方は上記記事を読んでください。

ちなみにオークションサイトはこちら

 

<お断り>

本件について、当社はオークションの周流には一切関わりがございません。

 

 

 

当社の経営ダッシュボード自動化のご紹介

みなさんこんにちは。社長のALEXです。当社はDXコンサルティングを提供しております。数多くのクライアント様とDX導入を試み、うまくいった案件もありますが、壁を突破しきれなかった案件もあります。そんな経験の中で、今回はどの企業様でもかならず行っている毎月のルーチン業務をいかにして回すか、という事例を当社の導入事例をご紹介します。

 

月次ルーチン業務

下は毎月(末日31日として)の各部門がルーチンとして行っている業務で、表に記載しているものが自動化された業務です。

社長 経営企画部 人事部 経理部 営業部
ツール power BI
生成AI
Power BI クラウド給与、powerApps クラウド会計 powerApps
1 月次経営会議(PM) 月次経営会議資料(BI) 勤怠データ締め→給与計算入力
人件費実績集計差異分析
月次経費締(銀行API、カードAPI、SUICA API) デイリー受注締め
月次売上実績差異分析
2 デイリー受注締め
3 デイリー受注締め
4 デイリー受注締め
5 デイリー受注締め
6 デイリー受注締め
7 デイリー受注締め
8 デイリー受注締め
9 デイリー受注締め
10 デイリー受注締め
11 デイリー受注締め
12 デイリー受注締め
13 デイリー受注締め
14 デイリー受注締め
15 月次中間経営会議 月次中間経営会議資料(BI) 月次経費中間締め デイリー受注締め
月次中間売上粗利締め
16 デイリー受注締め
17 デイリー受注締め
18 デイリー受注締め
19 デイリー受注締め
20 デイリー受注締め
21 デイリー受注締め
22 デイリー受注締め
23 デイリー受注締め
24 デイリー受注締め
25 翌月シフト組→人件費概算出力 デイリー受注締め
26 デイリー受注締め
27 デイリー受注締め
28 デイリー受注締め
29 デイリー受注締め
30 デイリー受注締め
31 月次売上、粗利益締め

 

経営トップからブレイクダウンして、どんな業務が自動化されたかご紹介します。

 

社長

私です。どの企業も当月の業績は月末の数字が締まったら経理部門が経理、人事部門が勤怠のデータを締めて集計し、経営企画部門に報告。経営企画部門は全部門の情報を収集しし役員会資料として翌月10日頃に経営陣に出します。当社もそうですが、ほとんどの企業でデータはERPやクラウド経理、クラウド勤怠などからデータをダウンロードして、結局エクセルのバケツリレーです。おまけに人がやるものだから、転記漏れなどがあり、どうやっても10日頃になってしまいます。しかし、前の月の結果が半月後に出てきた時点ではもう時遅し、「死亡診断書」でしかありません。私が勤め人だったころに事業部長として役員会で報告するときには「今月の目標を達成しました」「目標達成できず申し訳ございません」というしかありませんでした。

そんな経験もあり、経営ダッシュボードのKGIは「前月の実績翌月1日午前中に完成し、1日PM13:00 に役員会開催。おまけに当月の15日に中間役員会を行ってフィードバックする仕組みを構築する。」

このお話を当社のクライアント様にすると「いいんだけど、なかなかむつかしいねえ」等反応がほとんど。費用もかかるし幹部のITリテラシーが低くむつかしい。という顔をなさります。

お客様はそうでも当社はできました。当社のメンバーは私と長年こんな問題をクリアしてきた協力チームなので、みなやりましょう!!と答えてくれました。まあ、トップの意思次第というのはまさにその通り。

 

最終的には、当月15日に中間、翌月1日に月次採算資料がBIツールで生成されました。役員会も今ではオンラインでBIダッシュボードを共有しながら30分で行っています。各部門の報告は現在生成AIを使って自動生成にトライしています。

 

経営戦略室

次に経営戦略室の仕事。ここは、経費処理締めデータが経理から、勤怠データ締めデータが人事から送られてきますが、基本的には毎月同じフォーマットのエクセルに毎月の数字の転記、と講評の記入、当月のトピックスの記入だけでした。これはRPAの得意作業です。当月のトピックスだけ、Teamsのグループチャットに#経営資料トピックス というハッシュタグをつけて入力すれば、自動的にRPAがコピペしてくれます。

 

今まで、エクセルのバケツリレーの元締めだった経営戦略室長も、月末月初のプレッシャーのかかる仕事から解放され、一段上の目線で1日午後の役員会議で決めることに時間をさけるようになりました。

 

次は経営戦略室にデータを送る、人事部、経理部の仕事です。

人事部

人事部で毎月行っているのが、月次勤怠の締めです。今までは出社するとQRコードを読みとってGoogleフォームに入力し、勤怠データをスプレッドシートでダウンローとして自動集計していましたが、「Googleフォームに入力すること自体面倒だ」という声があり、結果社給SUICAを使って自動集計する仕組みを持ったクラウド勤怠に移行しました。

毎日の勤怠のデータの承認と間違った時の差し戻しがアナログ仕事として残りましたが、そのほかはAPI連携で自動化されました。また、翌月のシフト組みをクラウド勤怠の機能を使うので翌月の人件費見込み額もほぼ自動化で計算できるようになりました。

 

経理部

私は勤め人時代に経営戦略室、経理部におり、この情報処理がいかにアナログのたこつぼ労働集約業務なのかを肌身で感じていました。特に経理部では月末月初に加え期末期初に繁忙期が重なり、この仕事の負荷のため若くて有能な経理パーソンが退職してしまうのを見ていました。まずやってもらったのが経理レス。

従業員の交通費はすべて社給SUICAにしました。外出時の公共機関の支払いに事後の生産が不要になりました。次に支払いをコーポレートクレジットカードとし、API自動連係で仕訳できるようにしました。Amazonも会社のクレジットカードに紐づいたアカウントで購入してもらいました。

「承認はどうするんですか?」という質問が従業員からありました。これは、Teamsチャットで事前承認にしました。金額ごとに申請する階層を決めることで解決しました。

そのほかの支払いも会社の口座に紐づけて行っているので、基本自動化しました。

 

営業部

会社の売り上げという収入をコントロールしてくれている部門。ここにはだいぶ前からCRMが入っているので、毎日売り上げと粗利は確実に読めていました。なので、このデータをAPIからもらうだけなのでほとんど何もしていませんでした。

 

導入6か月で稼働

そもそもDXコンサルティングをやっているので、システム構築に時間がかかってはしょうがないということもあって要件定義からデプロイまで6か月で仕上げました。ただPowerAppsは当社ではエンジニアがおらず外注を考えましたが、費用納期で厳しく、結果社長の私が、Goolge先生、Udemy先生に弟子入りして作り上げました。

 

導入効果

・当月の業績を月中、翌月1日に把握できるので意思決定スピードが他社より1か月早くなりました。

・システムの安定稼働のお陰で、各部長にクリエイティブな仕事をしてもらうようになりました。

・お客さんへの提案のフォーマットが開発できました。

 

お問い合わせはお気軽に

DXという言葉が、すでにコモディティ化していますが、導入はなかなか大変です。目的が途中からツールの導入になってしまい、空中分解してしまうことも多々。

 

現状の仕事の仕組みをそのままDXにするのは不可能です。まず、FIT&GAP(どれくらいDXがフィットするか?ギャップはなにか?)を明確にしてからのアプローチが必須です。

ご相談を受け付けております、お気軽にどうぞ。

【超基礎編】Microsoft Power Automate(フロー版)を使ってメールを自動送信する

みなさんこんにちは。

 

当社では、Microsoft Power Automate(フロー版)と、Microsoft Power Automate Desktop(デスクトップ版)をご利用の皆様に情報を提供しております。

 

今回はMicrosoft Power Automateフロー版(以降PAと呼びます)を使ってメールを自動送信する①をお送りいたします。PAはMicrosoft社のオンラインアプリと連動し、ユーザが日常行っている作業を大部分自動化してくれるというというとても便利なツールです。下は、PA の作業画面です。

 

左のメニュー画面のテンプレートをクリックすると、ご覧のようにMSさんが作ってくれたテンプレートがずらーっと並んでいます。これを全部使えると、本当にほとんどの業務が自動化できると思います。MS社はほとんどPAで業務を自動化しているのでしょう。

 

当社も、PAとPADの導入コンサルティングをしていますので、かなり自動化が進んでいます。しかし、MS社の囲い込み戦略は某G社のサービスへの対抗戦略だと思います。

 

では早速始めてみましょう。本編はPAに初めて触れる初心者の方、PAのテンプレートを使っても動かない、また細かな設定で分からなくなってしまって困っている初級者向けの記事ですのでご了承ください。

 

前提条件

PAはマイクロソフトのクラウドサービスに一つのアカウントで利用できる状態になっていることが前提条件です。

 

M365のライセンス契約を行っており、メールはoffice 365 outlookが利用できることを前提としています。事前にoffice 365 outlookにログインできていることを確認してください。

 

フローを作る

まず、PAのデスクトップが使える状態になっている前提でお話を進めます。下がデスクトップ画面です。

メニュー左側の「作成」をクリック。

画面に、「フローを作成するための3つの方法」の一つ目の ―からの方法の左から二番目の「インスタントクラウドフロー」をクリック。今回のレッスンは「手動でトリガー」を使ってプログラムを作成します。

 

トリガーとは引き金の意味で、フローの起点になる最初の命令です。

下の画面が表示されます。まず、フロー名に名前を入力します。例としてメールを送信としました。次にこのフローをトリガーする方法を選択します。の項目は一番上の「フローを手動でトリガーする」をチェック、最後に一番下の「作成」をクリックします。

次に、トリガー以降のフローを追加していきます。下のような画面になります。フローの最初に「フローを手動でトリガーする」というフローが表示されます。

その下にある +を〇で囲ったアイコンをクリックすると、アクションの追加というボックスが現れるので、これをクリックします。

すると画面左側に「アクションの追加」という画面が出ます。この一覧をスクロールして、「Office 365 Outlook」をクリックします。

すると、同じ画面でOffice 365 Outlookのアプリ内で実行できるフローが表示されます。

この中からメール送信(v2)をクリック。

次にメールの送信(V2)の詳細設定画面が表示されます。今回はテストメールですので、

画面に送信先のメールアドレス、件名、本文を入力します。

ここでメールアドレスの入力方法は注意してください。

宛先の欄をクリックすると、下にカスタム値の入力という項目が表示されるので、まずこちらをクリックしてください。

例として、test@testmeil.comと入力してみました。すると、test@testmeil.comをカスタム値として使用する。という欄が出ますので、こちらをクリックしてください。今後、エクセルなどからアドレスを変数として入力する場合は、この作業は不要ですが、今回メールアドレスを手動で入力する場合は必ずこの操作を行ってください。

 

入力が完了したら、入力部分の外側をクリックします。「設定」というようなアイコンはなく、画面中央~右側をクリックするとフローが閉じられるようになっています。そして画面中央の保存をクリックしてください。

これで入力は完了です。

 

テストを実行しましょう

保存が無事完了すると、画面上部に「フローを開始する準備ができました。テストすることをお勧めします。という表示が出ます。」

 

画面右側の「テスト」をクリックするとテストが実行されます。手動のマークにチェックを入れて、下の「テスト」をクリック。

 

 

次に「フローの実行」という画面にきりかわります。メール送信者氏名、サインイン状態

が表示されます。使用するOffice 365にアクセスできるようになっていると、アクセス許可、緑色のチェックボックスが表示されます。ここが完了していないとフォローを実行できないので注意してください。では、下の続行をクリック。

 

もう少しです!「フローの実行」画面に切り替わるので、下の「フローの実行」をクリック。実行時間は一瞬なので下の画面に代わります。完了をクリック。

 

 

Outlookを確認

無事完了しました。それでは、Outlookを見てみます。受信トレイにメールが届いています

これで無事、フローが動作することを確認できました。

 

クラウドフローから実行する場合

上記はテストですが、今後本格的に運用する場合は、クラウドフローから実行します。PAの左側のメニュー画面のマイフローをクリックすると、下のような画面に戻ります。そして、フロー名にマウスを移動すると下のような画面になります。

再生ボタンを押せば、フローが実行されます。

また、フロー名をクリックすると、このフローのステータスが表示されます。

実際に運用していく場合に、動作をチェックするダッシュボードですね。

 

まとめ

今回は「【超基礎編】Microsoft Power Automate(フロー版)を使ってメールを自動送信する」をお送りいたしました。このPA関連の情報は数多く記事や動画がありますが、その通りにやってもなかなかうまくいかないというお声、実際に自分でやってつまずいたところを網羅しました。お役に立てれば幸いです。

 

最後までお付き合いいただきありがとうございました。

 

 

 

プライベートレッスン、グループレッスンのご案内

PAをもっと知りたいけれど、実際にやりたいことがわからなくてどんなレッスンを受ければいいかわからない!とお悩みの方はいらっしゃいませんか?当社では、お客様の課題を伺ったうえでプログラムを作成し、そのプログラムを使ったオンラインレッスンをご提供しています。詳しくはお問い合わせください。

 

 

免責事項

このブログで作成したプログラムは著作権フリー利用可能です。ただし、このプログラムを流用、改変して実施することによって生じた問題について責任は一切負いません。上記プログラムのコピーは免責事項について承知いただいたうえで実施するものといたします。

 

 

Power Automate for desktopをインストールする

みなさんこんにちは。

当社では、Microsoft社のPower Automate for desktop(以降PADと呼びます)ユーザー様向けに、レッスン、セミナー、ブログを通じて有用な情報をご提供しています。今回は基礎編として、PADのインストール方法をお伝えします。<2024年2月26日時点の情報です。>

注意事項
・Power Automate for desktopのインストールはWindows10搭載のパソコンのユーザー様のみが対象です。Windows11には標準でPADがインストールされています。
・PADのご利用には、Microsoftアカウント(個人アカウント)または組織アカウント(職場または学校アカウント)を取得する必要があります。

インストール手順

Power Automate for desktopのWebページからインストーラをダウンロードする


Microsoft Edge、Google Chromeのなどのブラウザから下記のリンク経由で、PADのインストーラをダウンロードします。
Power Automate のインストール

 

 

下記のページの一番下の行の「Power Automate インストーラーをダウンロードします。のリンクをクリックするとSetup.Microsoft.PowerAutomate

という名称のインストーラをダウンロードします。ダウンロードが完了したら、そのファイルをダブルクリックして、インストールを開始します。

 

Power Automate for desktopをインストールする

インストール画面が表示されます。[次へ]をクリックしてください。

 

 

[[インストール]を選択すると、Microsoftの使用条件に同意したことになります。]にチェックを入れ、インストール]をクリックします。

インストールが開始されると、[ユーザーアカウント制御]画面が表示されるので、[はい]をクリックしてください。少し待つと、インストールが完了します。

[インストール成功]画面が表示されます。

 

 

注意事項!!拡張機能を有効にする

PADの作業で、ブラウザを使用する場合、お使いになるブラウザの拡張機能を有効にする必要があります。この画面が表示された時点で、Google ChromeまたはMicrosoft Edgeのリンクをクリックすると、ここから機能拡張を有効にしてくれます。これを閉じてしまうと、あとから設定するのは面倒なのでここで済ませましょう。

完了したら[アプリの起動]をクリックしてください。

これでインストールは完了です!Power Automate for desktopが起動します。

 

Power Automate for desktopにサインインする

[Microsoft Power Automateにサインインする]画面が表示されますので、Microsoftアカウントを入力して[サインイン]をクリックしてください。

 

 

次にパスワードを入力して[サインイン]をクリックしてください。

次に[Power Automateへようこそ]画面が表示されるので、[次へ]をクリックしてください。

 

国/ 地域の選択]のドロップダウンリストから[日本]を選択して、[開始する]をクリックしてください。

これでインストールは完了です。お疲れさまでした。

 

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Power Automate Desktopを使ってOUTLOOKメールを自動で送る②

みなさんこんにちは。

 

このブログではPower Automate Desktop(以降Power Automate DesktopはPADと表記します。)を使った自動化の事例で「Power Automate Desktopを使ってOUTLOOKメールを送る①」の続編をお届けします。

前回は、エクセルで複数の人あてに作成したメールのデータ込み、FOR EACH文を使ってメッセージボックスに表示するところまで行いました。今回は読み込んだデータを、Outlookメールを使って送信するという処理をご紹介します。

1.事前準備

メール送信

メール送信用のエクセルを添付の画像と同じフォーマットで作成してください。

 

 

こちらの氏名、メールアドレス、題名、本文は実際に使う情報を入力してください。そしてこのエクセルをmailsend.xlsxというファイル名でデスクトップに保存してください。

 

前回プログラムの流用

前回までのプログラムで、メールデータを読み込んで、FOREACH文を作るところまでのプログラム部分だけをコピーして、新しいフロー名を付けて保存してください。1の読み込みの部分は皆さまの環境に応じて適宜修正してください。

 

事前準備OUTLOOKを使えるようにする

PADは同じマイクロソフト社製のメールアプリOUTLOOKが簡単に使えるようになっています。このあとご紹介するように、たった3行追加するだけでメール自動送信RPAが完成します。ただし、事前にOUTLOOKが正しく立ち上がることが必須なので、あらかじめOUTLOOKにお使いのマイクロソフトアカウントでログインし、使用できる状態にセットアップしていただくようお願いします。

 

2.プログラム追加

まず、OUTLOOKアプリを起動して、処理が終了したらOUTLOOKを終了するコマンドを追加します。PADの画面の左側の「アクション」にあるOutlookをクリックすると、使用できるコマンドが、一覧表示されます。

一番上にある「Outlookを起動します」をドラッグして、中央のプログラム画面の4-5行目の間に挿入してください。

 

インスタンスの確認画面が出ますので、このまま保存するとOutlookInstanceという変数が生成されます。

 

次に、「Outlookを閉じます」をドラッグして、中央のプログラム画面のFor eachループのendのコマンドの下にドロップしてください。

 

先ほど作成したインスタンスを閉じる確認画面が出ますので、このまま保存します。

このOutlookを起動する、閉じる、の命令は繰り返しのForeachループの外に配置します

 

次にメール送信の処理を入力します。Outlookからのメールメッセージの送信をドラッグして、中央のプログラムのForeachループの中に配置します。

宛先に

変数:%CurentItem[2]%

件名:%CurentItem[3]%

本文:%CurentItem[4]%

を入力し、保存をクリックします。

 

これでプログラムは基本的に出来上がりました。本当にPADからOutlookを使うのは便利です。

 

3.データを保存

実行する前に必ず保存します。

画面中央上部のプロッピーディスクのアイコンをクリックします。

4.プログラムの実行

では、さっそく実行してみましょう。アイコンリストの再生の三角形をクリックします。

プログラムが終了したら、Outlookを起動し、メールが送信されていることを確認してください。

 

 

まとめ

 

「Power Automate Desktopを使ってOUTLOOKメールを送る」の後半をお届けしました。

 

完成したプログラムは下記のとおりです。

たった9行のPADで手作業で行っていた作業が自動化できるので大変便利です。今回は基本操作のご紹介ですが、ユーザー事にメール本文を変えたり、メール本文に送信先の宛名を入れるなどの高度な処理も簡単に行うことができます。

 

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コーピングとは

コーピングとは?

現代社会は、ストレスを抱えている人が多く「ストレス社会」ともいわれます。プライベートだけでなくをはじめ、会社でも仕事や人間関係でお悩みを抱えている方もいらっしゃいます。

そんな中、心と身体の健康な状態を維持するために効果的な方法の一つに「コーピング」というものがあります。コーピングとは何か、その目的、注目される背景をご紹介します。

コーピングの意味

コーピングは英語でcopingと書きます。は、もともと「対処する」という意味のcopeに由来するメンタルヘルス用語です。

誰もが経験するストレス反応に対する対処法という意味です。ストレスの要因となるストレッサーに上手に対処しようとする「ストレスコーピング」と意味は同じです。

ストレッサーによってかかるストレスを「手で抱える荷物」とイメージしてみると分かりやすいかもしれません。一つひとつは小さな荷物(ストレス)であっても、それがだんだん増えてくれば、自分で持ち切れる重さを超えてしまうと、それは過剰な重さ=過剰なストレスとなって、心身へのさまざまな悪影響を及ぼします。心身の健康を保つためには、抱える荷物が自分の許容限度を超えないようにコントールする必要があります必要なものとしてコーピングがあります。

このコーピングという考えは、米国の心理学者ラザルス教授によって1950年代に提唱されました。ラザルス教授は1963年に1年間日本の早稲田大学に客員教授として勤務した経験もあります。たこの考えは、日本でも従業員の有効なストレス対策の一つとして広まっています。企業だけでなく医療の分野でもストレスを抱えている患者へのアプローチとして、コーピングの考え方が広まっています。

ストレスに対しては、個人が自分なりに対処するだけではなく、企業も、従業員の環境をより良くするためにストレスコーピングの環境や仕組み作りが必要とされています。日本だけでなく、世界でもストレスにより影響を受けています。スウェーデンでも人口の約4分の3がなんらかのストレスによる疾病を経験しているという報告もあります。

コーピングの効果

コーピングはストレスの軽減、ストレス要因の排除を目的として実施します。

適度な緊張感であれば、自分自身のパフォーマンスが良くなったり、意識が高まったりなど良い影響があるかもしれません。しかし、その緊張感が許容範囲を超えしまえば、それはストレスとなり、モチベーションが低下してしまったり、適応障害などの疾病につながってしまう恐れがあります。そうならないたpインめにコーピグを活用してストレスを管理することで仕事への意欲が保たれ、生産性を維持することができます。

また、ストレスが原因の疾患というと、うつ病など精神疾患のイメージがありますが、脳梗塞や心筋梗塞など身体に重大な影響を及ぼすことも。ストレス解消の方法を知ることで、心身の健康を維持しやすくなるというメリットがあります。

コーピングが注目される背景

先述したように、現代社会では、働く人の多くが、さまざまなストレスを抱えています。仕事上の責任の重さや仕事内容、上司や同僚との人間関係など、多岐にわたるストレス要因があります。

厚生労働省が2023年に公表した「令和4年 労働安全衛生調査(実態調査)結果の概況」によると、「現在の仕事や職業生活に関することで、強いストレスとなっていると感じる事柄がある」という労働者の割合は 50%を超えているという結果でした。

「強いストレスとなっていると感じる事柄」として最も多かったのは「仕事の量」、次に「仕事の質」、「対人関係(セクハラ・パワハラを含む)」です。

なんと日本で働く方たちの半数以上の割合の人が、仕事に対して強いストレスを感じているという現状です。ストレスフルな環境では、従業員が仕事で高いパフォーマンスを発揮することは困難です。当社でも、支援先の企業に勤務する方のなかに、ストレスが原因で休みがちになったり、休職されるかたもいらっしゃいます。ですので、ストレスに対処できる方法としてコーピングが注目されています。

そもそもストレスって

コーピングを学ぶ前に、まず「ストレス」について学んでおきましょう。理解を深めておきましょう。

ストレスとは、外部からの刺激により、心身に感じる負担のことです。外部からの刺激(ストレスの要因)を「ストレッサー」、これによって心身に表れる反応を「ストレス反応」といいます。また、ストレスについては全く同じストレスを受けても、ストレス反応が現れる人とそうでない人がいます。ストレスを受けてから反応が出るまでの間の過程に人によってそのストレスに対する脆弱性が異なり、そのような反応の違いが起こると前述のラザルス理論で説明されています。また、

ストレッサーについて

ストレスの要因となるストレッサーは大きく4つ「心理的ストレッサ」「社会的ストレッサー」「化学的ストレッサー」「物理的ストレッサー」に分類されます。

①心理的ストレッサー:緊張、抑うつ、不安、焦りといったネガティブな感情を伴う問題

②社会的ストレッサー:職場環境、経済、政治など社会的要因

③化学的ストレッサー:ニコチン(タバコ)、アルコール(酒類)、薬物、有害物質等化学物質による刺激

④物理的ストレッサー:音、振動、光、温度等による環境刺激

 

ストレス反応

ストレッサーによって生じる主なストレス反応には、以下の3種類です。

  • 心理面:不安、無気力、怒り、集中力の低下 等
  • 身体面:不眠、頭痛、過食・拒食、動悸 等
  • 行動面:遅刻、欠勤、暴言・暴力、ミス等

ラザルス理論には「人間は何らかの刺激を受けたとき、その出来事を二回に分けて評価し、評価の結果としてストレス反応が表れる」という説が提唱されています。という理論を提唱しました。ラザルス理論によると一回目の評価では、その出来事が自分にとって有害か否か評価します。「無関係、無害か肯定的」と評価されたストレッサーは、ストレスとはみなさず、二回目の評価にはいきません。有害であると判断したストレッサーには、二回目の評価がなされ評価によって適応するための行動が検討イコール「コーピング」が実施されます。ラザルス理論によると、こういった二回の評価は、無意識化で行われているため、こういったコーピングに関する知識や理論をしらないまま、「なんとなく不安」「激しい怒り」という心理ストレスが顕在化してしまい、生じたストレスによってダメージを受けてしまうことになってしまいます。

当社クライアントへのアンケートでもコーピングという技術があるということをあまり知らないか、まったく知らないという方が実に半数を超えておりました。

 

深刻な医療・カウンセリングリソースの不足

世界もそうですが、日本でもこういったメンタル不調の問題から疾病となり、医療機関やカウンセラーの助けが必要な方が多くいらっしゃいます。しかし、現在はそのニーズに十分な体制がとられているとは言えない状態です。精神科の医院では患者を診断して、病名を判断し、必要に応じて薬を処方します。これは症状を緩和・軽減するもので、これだけでは完全に治癒(完解)したとはいえません。ストレスの原因を患者との対話の中から引き出し、その原因にまでアプローチし、解決していく能力を持ったカウンセラのリソースがひっ迫しています。著名なカウンセラになると、最低でも数か月、長い場合半年予約が取れないといった状況です。

 

メンタルヘルス維持が求められる企業側

こういったメンタル不調に陥ってしまうと、現状の医療体制では疾病になってから回復するまでは、長い時間がかかります。従業員が休業してしまうと、その間の戦力のカバー、休業者への保証が必要となり、メンタルヘルスの問題は企業にとっても大きな問題です。ですので、こうなってしまう前に、メンタルヘルスを良好な状態で維持し、ストレスがかかっても自分でストレス反応をコントロールする方法を教育することが企業に求められています。この記事でご紹介しているコーピングは、もうひとつの有効な手法として知られている認知行動療法と比較してわかりやすく、実践しやすいのが特徴です。小学生等低年齢層向けの書籍もあるくらいですので、比較的短期間・低コストでコーピング手法を社内導入することができます。

 

 

コーピングの3つのパターン種類と例

ストレスコーピングは、3つのパターン①情動焦点型②ストレス解消型③問題焦点型があります。

①ストレス解消型:ストレスを発散させたり、からだの外に追い出したりする方法
②情動焦点型:ストレスの受け止め方、感じ方を変えることでストレス反応を軽減する方法
③問題焦点型:ストレッサーに働きかけることでストレスを軽減する方法
アプローチが簡単な順からご紹介します。

ストレス解消型

ストレス解消型は、ストレスを感じたなと思った後、そのストレスを発散させたり、身体に追い出し追したりする法王です。これは実はストレスを受けていると感じたときに無意識に行っていることもあります。コーピングで言うと「リラクゼーション型コーピング」や「気晴らし型コーピング」があります。

リラクゼーション型コーピングは、ヨガやピラティスなどで感じるリラクゼーションによってストレスを緩和する方法です。例として、

  • 格闘技系エクササイズ
  • ヨガ・ピラティス
  • アロマセラピー
  • マッサージ・サウナ

等があげられます。

気晴らし型コーピングは、キックボクササイズをしたり、旅行に行くなど気晴らしをすることでコーピングとする方法です。例として

  • 格闘技系エクササイズ
  • 友人と食事行っておしゃべりをする
  • 旅行へいき日常から離れて気分をリフレッシュする

リラクゼーション型コーピングは、ヨガやアロマテラピーなどのリラクゼーションでストレスを緩和する方法です。以下のようなものが例として挙げられます。

こう読んでみると、ストレス解消コーピングは、コーピングをしているということを認知しないでも皆さんやっていらっしゃいます。ここはあまり深い説明は不要でしょう。

情動焦点型

情動焦点型は、ストレッサーそのものへのアプローチでなく、ストレスを感じているという感情にアプローチしてコントロールを行う方法で、認知的再評価型コーピング、情動焦点型コーピングの二つがあります。

情動焦点型コーピング

情動焦点型コーピングは、ストレッサーによって発生したストレス反応を観察し、それを自分以外の信頼できる人に話したすことでストレス反応を軽減する方法です。家族や友達、専門家である医師やカウンセラに話を聞いてもらうのが具体例です。専門家の方が知識経験があるので最適なアプローチをしめしてくれるのでおすすめですが、予約をとれないなどの問題で難しい場合は、家族友人を頼るのも手です。できれば、コーピングの入門書を読んでもらいながら相談してもらうのがよいでしょう。

認知的再評価型コーピング

認知的再評価型コーピングは、ストレッサーに対する自分の捉え方に歪み(バイアス)がないかを確認し、あったばあいそれを修正して、ストレスに対する自分自身のとらえ方を修正していく方法です。例えば、

  • 任されたプロジェクトの責任がとても大きく、「絶対に失敗できない」とか「自分の能力を超える過剰なスキルが求められえている」という自分のとらえ方を修正し、「上司から期待されているからこのプロジェクトを任されているのた」と上司と相談しながら考え方を修正する。
  • 難しい案件を担当し、「自分には不可能だ」という自分の考え方をと「やりがいがある面白いチャレンジができるなあ」と考え方を修正する。

といったものがあります。

 

問題焦点型

問題焦点型コーピング

これは、ストレッサーそのものにアプローチし、排除する方法です。問題焦点型のなかでも「問題焦点型コーピング」と「社会的支援探索型コーピング」があります。

これは問題の根本を解決して、ストレスが全く存在しない状態に移行することが特徴です。例としては、

  • 職場の上役との考え方の違いを埋めきれないので、会社に移動願を出して別の職場に移動する。
  • 採算の厳しい職場にいて、つねに皆が疲弊しているので、部門の構造改革を行って、採算を改善してもらう。

 

社会的支援探索型コーピング

これは、ストレッサーにに接したときに、周りの人に相談し、アドバイスや具体的な支援を求める、問題の解決を目指すこアプローチです。例としては、

  • 能力を超える仕事が続いているとき、上司や同僚、同期に相談し、何が問題で、その問題を解決する方法がないかアドバイスを求める
  • 職場で直面している人間関係のストレスについて、信頼できる同僚、人事部門に相談して、問題解決への支援を仰ぐ。

注意点

ここで注意していただきたいのですが、周囲の人間に相談すると、相談された人によっては、自分の経験に基いた解決策を提示してくれて、実際には解決にはつながらないこともありますので、相談する人を良く見極めましょう。基本的にはストレスコーピングの専門家に相談することをおすすめします。そのうえで、現実可能性の高い解決策をめざしましょう。

講座・研修を開催

ストレスコーピングという概念や具体的な実践について、当社では講座・研修を実施てしています。お気軽にご相談ください。実施するのも一つの手でしょう。

例:

・新入社員向けセルフケア研修

・管理職向けコーピング研修

 

 

ご注意事項:弊社はメンタルヘルスに関する情報、研修を提供しておりますが、カウンセリングは行っておりません。専門家の方にご相談ください。

Power Automate Desktop を使ってOutlookメールを自動で送る①

みなさんこんにちは。このブログでは、Power Automate Desktopを使った自動化の事例をご紹介いたします。

 

今日は、Power Automate Desktop(以降PAD)とOutlookを使って、あらかじめエクセルに用意しているメール原稿を自動で送信する。というプログラムを用意します。

たとえば、10人の従業員の方に、それぞれ異なった文面のメールを自動で送る。というプログラムを作ってみましょう。

この記事は初めてPADを使う方でもトレースできるように、ひとつひとつの作業を解説しています。

1.エクセルデータを用意する。

まず、送信したい10人の方の氏名、メールアドレス、メールタイトル、メール本文をエクセルで作成します。下記のようなシートを用意しました。このエクセルファイルをPCのデスクトップに保存します。この時、リストのシートをアクティブの状態にしてエクセルを保存してください。エクセルのファイル名はmailsend.xlsxとしました。

このような作業、結構多いですよね。今でも、手作業でPCにインストールされているメーラをつかって必死にエクセルの内容をコピペして送っている方がたくさんいらっしゃいます。これ時間の無駄。

リーンでいうところの従業員の創造性を使わないムダ。

 

2.PADでコードを書く

では、実際にPADを使ってコードを書いていきます。

PADを起動する

まずはPADを起動します。起動すると下のような画面になります。

左上の「+新しいフロー」をクリックすると、新しいクローが作成されます。

作成するフローの名称を入力し、作成をクリックしてください。今回はメール送信というフロー名にしてみます。

下のようなフロー画面が出てきます。

 

これがPADの開発画面です。左側にあるアクションリストなかから適切なアクションをドラッグして、真ん中のエリアにドロップします。PADはここに並べられアクションを上から下に順に実行します。

エクセルファイルを読み込む

まず最初に、先ほど作成したエクセルファイルの内容を読み込みます。PADのフロー画面の左側のアクションの欄の>Excelをクリックしてください

と、直下に出てくる詳細をクリックしてください。

これだけのエクセル操作をPADで実行することができます。また、エクセルファイルのマクロを実行することもできるので、PAD上でエクセルのほとんどの操作を実行することができます。

うまく活用すれば、エクセルのマクロを定時に実行することも可能です。こちらはまた別の記事で紹介します。リストの名から「Excelの起動」をドラッグして、中央のキャンバスにドロップします。

すると自動的に詳細を入力する画面が開きます。

一番上のExcelの起動は「空のドキュメントを開く」となっているので、「次のドキュメントを開く」を選んでください。するとドキュメントパスの項目が出てくるので、右側のアイコンをクリックするとファイルを選択する画面が出ますのでここで選び、下の保存をクリックします。

データの入力範囲を調べる

エクセルのシートにデータが入力されている範囲を確認し、その範囲のデータをPADに読み込みます。作成したデータは列はE列まで、5列。行はヘッダを含めて11行です。この情報をPADで読み取ります。この時は、左のアクションの「Excelワークシートから最初の空の列や行を取得」をドラッグして中央のキャンバスにドロップします。

自動的に詳細を入力する画面が開きます。

 

ここでExcelインスタンスの入力が必要ですが、先に作成したインスタンスが自動的に入ります。また、変数が二つ生成されます。FirstFreeColummは最初の空の行、FirstFreeColummは最初の空の列です。この後の処理で、この二つの変数を使って処理していきます。

実際にPADでこの二つの変数を取得できるかやってみましょう。

その前に、左の画面のアクションから

をドラッグして中央のキャンバスにドロップしてください。自動的に開く詳細画面はなにもせず「保存」をクリック。

 

データを保存

実行する前に必ず保存します。

画面中央上部の

アイコンリストからフロッピー(古)のアイコンをクリックすると保存されます。

 

プログラムの実行

では、さっそく実行してみましょう。アイコンリストの再生の三角形をクリックします。

画面を見てみましょう。

実行すると、一行ずつプログラムが実行されます。問題なく終了すると画面右側に実行結果が表示されます。確認してみましょう。

 

FirstFreeColumm(最初の空の列)は6,FirstFreeColumm(最初の空の行)は12

なので、データの最後の列は5,行は11ということになります。

ただしく、エクセルの情報を読み込んでいることがわかります。

 

データを読み込む

では、作成したエクセルのデータを読み込んでみましょう。

アクションのExcelワークシートから読み取る。をドラッグして中央のキャンバスにドロップします。この時、Excelを閉じるの行の前にドロップしてください。詳細画面が出ます。

 

 

取得の項目を「セル範囲の値」に

先頭列を1

先頭行を2(1行目はヘッダなので無視)

最終列を%FirstFreeColumn-1%

最終行を%FirstFreeRow-1%

 

最後の二つは、最初に読み込まれている値に―1を追加してください。

保存して、再度実行します。

終了しましたら、画面右のフロー変数を見ましょう

ExcelDataのインスタンスに5列、10行のデータが生成されています。ExcelDataをクリックすると収納されたデータを見ることができます。

「閉じる」をクリックすると閉じることができます。

 

ExcelDataに格納したデータを取り出してみる。

インデックスを使う

今回のレッスンでは5列10行のデータを生成しています。このデータを使って、この後はメールを送信するのですが、そのためにはExcelDataのすべての列行からデータを取り出してやる必要があります。

PADのアクションからメッセージボックス-メッセージを表示をドラッグして、中央のキャンバスにドロップしてください。

表示するメッセージの項目で{X}をクリックして、変数ExcelDataを選びます。そうすると

%ExcelData%という表示が出ます。これは%の間が変数であるということを意味します。取り出したいデータは二次元配列に収納されているのでExcelDataと右端の%に配列を表すインデックスを入れます。例えば0列0行は[0][0]とします。保存をクリックすると、以下のようになります。

ではこの状態で一度保存して、プログラムを実行してみましょう。以下のようなメッセージボックスが表示されれば成功です。

インデックスは、%ExcelData[行][列]%ですので、覚えてください。0行目の項目を順番に表示するのは、

%ExcelData[0][0]%

%ExcelData[0][1]%

%ExcelData[0][2]%

%ExcelData[0][3]%

%ExcelData[0][4]%

とします。PADはこのようになります。

For each,Loop文で処理を繰り返す

5列くらいのデータを処理するのであれば、上のようなプログラムでもいいですが、もっと多くの列を処理しないといけないとしたら大変です。こんな時はLOOP、FOR EACHを使ってみましょうインデックスを使って同じ処理を繰り返してくれるとても便利な変数です。

 

まずは、For eachを使って、各行のデータを取り出してみましょう。ここでもメッセージボックスを使います。アクションのループからFor eachをドラッグしてキャンバスにドロップすると次のように表示が現れます。

ここで、反復処理を行う値はExcelDataを選びます。保存先は自動でCurrentitemが生成されます。保存をクリックします。

次に各列の内容を表示してみましょう。アクションからメッセージボックス-メッセージを表示をドラッグして、中央のキャンバスにドロップしてください。

表示するメッセージを%CurrentItem%として、保存してください。

 

プログラムを保存して実行してみましょう。

1行目は

10行目は

と表示されれば正解です。では次のステップへ。

これでは、一つの処理で1行のデータが全部まとまった形で出てきてしまうので、これでは、すべての情報をひとつずつ取り出すことができないので、For each の中に、繰り返し処理を入れます。これをネストといいます。今回はLoopを入れてみます。まずLoopを作ってみましょう。アクションのループからLoopをドラッグしてキャンバスにドロップすると次のように表示が現れます。

開始値は0とします。終了はFirstFreeColumn-2とします。FirstFreeColumnは最初の空の行なので、最後の行は―1するのですが、さらにインデックスが0から始まるので―2とします。ここは注意してください。増分は1とします。保存をクリックします。次にアクションからメッセージボックス-メッセージを表示をドラッグして、中央のキャンバスにドロップしてください。

表示するメッセージを%CurrentItem[LoopIndex]%としてください。

そうすると以下のようなLoopが出来上がります。

 

そして次はこれを、先ほどのFor Loopの中に入れます。やりかたはLoopの行をSHIFTキーを押しながらENDをクリックすると、3行の色が暗くなります。そしてこれをドラッグして、For Loopの中にドロップすると、以下のようになります。

プログラムを保存し、実行します。

すると、1行の中で、各列のデータがすべて順番に保存できるかと思います。

 

これで、エクセルに保存した自動送信用のデータをすべて取り出せるようになりました。

まずは前編①はここまでです。次回後編では、いよいよOutlookを使いメールを送信します。

次回をお楽しみに。

 

今回作ったプログラム

 

最後までお読み下さり、ありがとうございます。

 

続編はこちらです。お待たせいたしました。↓

Power Automate Desktopを使ってOUTLOOKメールを自動で送る②

 

 

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免責事項

このブログで作成したプログラムは著作権フリー利用可能です。ただし、このプログラムを流用、改変して実施することによって生じた問題について責任は一切負いません。上記プログラムのコピーは免責事項について承知いただいたうえで実施するものといたします。

 

 

 

成功するDX導入シナリオとは

DX(デジタルトランスフォーメーション)というキーワードを目にしない日はありません。

それほどDXは日本でも認知されています。

 

ですが、すべての企業でスムーズにDXが導入されているでしょうか?

なかなかそうはいかないのが現状ではないでしようか?

○大手のサービスを導入したのになかなか使いこなせない。

○他社の成功事例を聞いてどうにゅうしたが、当社では失敗した。

失敗した事例を調べると、共通した原因があることがわかりました。

それは、DX導入シナリオをしっかり構築した上で、導入していなかったから。

ということです。

 

DX導入3ステップ

成功確率が高くなるシナリオは、DX導入3ステップと呼ばれるものです。詳しくご説明します。

 

第1ステップ  改善ステップ

まずは、目の前にある、小さな問題。これをスモールスタートで解決します。エクセルVBAだったり、無料のDXサービスだったりします。これらにとりかかって、部門内の小さな問題を潰します。「思ったより簡単にうまく行ったなあ」というように小さな成功体験を積み重ねます。その事例をつうじて改善のPDCAの回し方を学びます。そして、その成果を横展開して、DX活動の輪を広げていきます。

 

第2ステップ 改革ステップ

第1ステップではスモールスタートでPDCAサイクルを回し、小さな成功体験を積み重ね、「おもったより簡単にできたなあ」という小さな感動経験を身に着けました。そして次にもう一段ハードルの高い改善に取り組みます。部門間にまたがる課題や問題に対して、第1ステップでは無料、低コストであったサービスより1段ランクアップした仕様、価格のDXシステムを導入することを検討します。

しかし、システム全てを刷新してしまうと、改修規模、コストが膨らんでしまうので
システム全体の中で部分的にフォーカスを絞ります。その際、部分的に導入するシステムが他のシステムに連携する際のデータの受け渡し方法をよく確認することが必要です。例えば、受注管理システム、製造管理システム、出荷管理システムといったシステムが連携していて、どれか一つを刷新するような場合は、他の二つのシステムとデータでつなぐときに問題がないかということを確認するということです。

こうなっていくと、自部門だけでなく関連部門を巻き込んだ改善になります。その中で、部門間の連携といった一つ高いハードルの課題を解決することになります。これは第1ステップでいうところのスモールスタートではなく、ミドルスタートになります。各部門から担当者を選任し、連携しながら問題を解決していくということになり、
これまでの業務の仕方を見直すことになるという「改革フェーズ」に入っていきます。

これまで、当社は数多くの企業のDX改革ステップを支援してまいりましたが、このフェーズでのキーワードは「フリクションマネジメント」です。第一ステップでは小さな改善なのでストーリーは小さなグループで完結していましたが、このステップではストーリーにかかわる部門、人が増えてくるので、部門最適から見た場合、メリットにならない仕事をしなければならないとなったときに必ずフリクションが生じます。

こういったときは、経営のバックアップが必要になります。経営陣は改革の先頭に立ち、メンバーを支援する必要があります。また、フリクションが発生した部門から見ても「WIN-WIN」の関係が得られるようなシナリオの構築を指示しなければなりません。

このフリクションを越えることが第2ステップ成功のためのポイントです。