みなさんこんにちは。社長のALEXです。当社はDXコンサルティングを提供しております。数多くのクライアント様とDX導入を試み、うまくいった案件もありますが、壁を突破しきれなかった案件もあります。そんな経験の中で、今回はどの企業様でもかならず行っている毎月のルーチン業務をいかにして回すか、という事例を当社の導入事例をご紹介します。
月次ルーチン業務
下は毎月（末日31日として）の各部門がルーチンとして行っている業務で、表に記載しているものが自動化された業務です。
| 日 | 社長 | 経営企画部 | 人事部 | 経理部 | 営業部 |
| ツール | power BI 生成AI |
Power BI | クラウド給与、powerApps | クラウド会計 | powerApps |
| 1 | 月次経営会議（PM) | 月次経営会議資料（BI) | 勤怠データ締め→給与計算入力 人件費実績集計差異分析 |
月次経費締（銀行API、カードAPI、SUICA API) | デイリー受注締め 月次売上実績差異分析 |
| 2 | デイリー受注締め | ||||
| 3 | デイリー受注締め | ||||
| 4 | デイリー受注締め | ||||
| 5 | デイリー受注締め | ||||
| 6 | デイリー受注締め | ||||
| 7 | デイリー受注締め | ||||
| 8 | デイリー受注締め | ||||
| 9 | デイリー受注締め | ||||
| 10 | デイリー受注締め | ||||
| 11 | デイリー受注締め | ||||
| 12 | デイリー受注締め | ||||
| 13 | デイリー受注締め | ||||
| 14 | デイリー受注締め | ||||
| 15 | 月次中間経営会議 | 月次中間経営会議資料（BI) | 月次経費中間締め | デイリー受注締め 月次中間売上粗利締め |
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| 16 | デイリー受注締め | ||||
| 17 | デイリー受注締め | ||||
| 18 | デイリー受注締め | ||||
| 19 | デイリー受注締め | ||||
| 20 | デイリー受注締め | ||||
| 21 | デイリー受注締め | ||||
| 22 | デイリー受注締め | ||||
| 23 | デイリー受注締め | ||||
| 24 | デイリー受注締め | ||||
| 25 | 翌月シフト組→人件費概算出力 | デイリー受注締め | |||
| 26 | デイリー受注締め | ||||
| 27 | デイリー受注締め | ||||
| 28 | デイリー受注締め | ||||
| 29 | デイリー受注締め | ||||
| 30 | デイリー受注締め | ||||
| 31 | 月次売上、粗利益締め |
経営トップからブレイクダウンして、どんな業務が自動化されたかご紹介します。
社長
私です。どの企業も当月の業績は月末の数字が締まったら経理部門が経理、人事部門が勤怠のデータを締めて集計し、経営企画部門に報告。経営企画部門は全部門の情報を収集しし役員会資料として翌月１０日頃に経営陣に出します。当社もそうですが、ほとんどの企業でデータはERPやクラウド経理、クラウド勤怠などからデータをダウンロードして、結局エクセルのバケツリレーです。おまけに人がやるものだから、転記漏れなどがあり、どうやっても10日頃になってしまいます。しかし、前の月の結果が半月後に出てきた時点ではもう時遅し、「死亡診断書」でしかありません。私が勤め人だったころに事業部長として役員会で報告するときには「今月の目標を達成しました」「目標達成できず申し訳ございません」というしかありませんでした。
そんな経験もあり、経営ダッシュボードのKGIは「前月の実績翌月１日午前中に完成し、１日PM13:00 に役員会開催。おまけに当月の１５日に中間役員会を行ってフィードバックする仕組みを構築する。」
このお話を当社のクライアント様にすると「いいんだけど、なかなかむつかしいねえ」等反応がほとんど。費用もかかるし幹部のITリテラシーが低くむつかしい。という顔をなさります。
お客様はそうでも当社はできました。当社のメンバーは私と長年こんな問題をクリアしてきた協力チームなので、みなやりましょう！！と答えてくれました。まあ、トップの意思次第というのはまさにその通り。
最終的には、当月15日に中間、翌月１日に月次採算資料がBIツールで生成されました。役員会も今ではオンラインでBIダッシュボードを共有しながら３０分で行っています。各部門の報告は現在生成AIを使って自動生成にトライしています。
経営戦略室
次に経営戦略室の仕事。ここは、経費処理締めデータが経理から、勤怠データ締めデータが人事から送られてきますが、基本的には毎月同じフォーマットのエクセルに毎月の数字の転記、と講評の記入、当月のトピックスの記入だけでした。これはRPAの得意作業です。当月のトピックスだけ、Teamsのグループチャットに#経営資料トピックス というハッシュタグをつけて入力すれば、自動的にRPAがコピペしてくれます。
今まで、エクセルのバケツリレーの元締めだった経営戦略室長も、月末月初のプレッシャーのかかる仕事から解放され、一段上の目線で1日午後の役員会議で決めることに時間をさけるようになりました。
次は経営戦略室にデータを送る、人事部、経理部の仕事です。
人事部
人事部で毎月行っているのが、月次勤怠の締めです。今までは出社するとQRコードを読みとってGoogleフォームに入力し、勤怠データをスプレッドシートでダウンローとして自動集計していましたが、「Googleフォームに入力すること自体面倒だ」という声があり、結果社給SUICAを使って自動集計する仕組みを持ったクラウド勤怠に移行しました。
毎日の勤怠のデータの承認と間違った時の差し戻しがアナログ仕事として残りましたが、そのほかはAPI連携で自動化されました。また、翌月のシフト組みをクラウド勤怠の機能を使うので翌月の人件費見込み額もほぼ自動化で計算できるようになりました。
経理部
私は勤め人時代に経営戦略室、経理部におり、この情報処理がいかにアナログのたこつぼ労働集約業務なのかを肌身で感じていました。特に経理部では月末月初に加え期末期初に繁忙期が重なり、この仕事の負荷のため若くて有能な経理パーソンが退職してしまうのを見ていました。まずやってもらったのが経理レス。
従業員の交通費はすべて社給SUICAにしました。外出時の公共機関の支払いに事後の生産が不要になりました。次に支払いをコーポレートクレジットカードとし、ＡＰＩ自動連係で仕訳できるようにしました。Amazonも会社のクレジットカードに紐づいたアカウントで購入してもらいました。
「承認はどうするんですか？」という質問が従業員からありました。これは、Teamsチャットで事前承認にしました。金額ごとに申請する階層を決めることで解決しました。
そのほかの支払いも会社の口座に紐づけて行っているので、基本自動化しました。
営業部
会社の売り上げという収入をコントロールしてくれている部門。ここにはだいぶ前からCRMが入っているので、毎日売り上げと粗利は確実に読めていました。なので、このデータをAPIからもらうだけなのでほとんど何もしていませんでした。
導入６か月で稼働
そもそもDXコンサルティングをやっているので、システム構築に時間がかかってはしょうがないということもあって要件定義からデプロイまで６か月で仕上げました。ただPowerAppsは当社ではエンジニアがおらず外注を考えましたが、費用納期で厳しく、結果社長の私が、Goolge先生、Udemy先生に弟子入りして作り上げました。
導入効果
・当月の業績を月中、翌月1日に把握できるので意思決定スピードが他社より１か月早くなりました。
・システムの安定稼働のお陰で、各部長にクリエイティブな仕事をしてもらうようになりました。
・お客さんへの提案のフォーマットが開発できました。
お問い合わせはお気軽に
DXという言葉が、すでにコモディティ化していますが、導入はなかなか大変です。目的が途中からツールの導入になってしまい、空中分解してしまうことも多々。
現状の仕事の仕組みをそのままDXにするのは不可能です。まず、FIT＆GAP（どれくらいDXがフィットするか？ギャップはなにか？）を明確にしてからのアプローチが必須です。
ご相談を受け付けております、お気軽にどうぞ。
